系統操作流程簡介

1. 打卡

l 員工每日可使用考勤機打卡，以記錄上下班時間，而那些時間將暫存於考勤機內

2. 下載數據

l 透過ecTA / ecPayroll 的下載功能，將員工的打卡記錄下載至系統

l 完成後，可於系統中的[打卡記錄]頁面查看，同時亦可匯出[打卡記錄報表]

l 下載功能可以是手動執行或設定自動進行

3. 排班 / 資料輸入

l [排班] 即編排員工的應上下班時間

l 如果員工的應上下班時間及休息日沒有特定規律性 (如 店舖員工)，使用者則需逐一為員工排班。

l 如果員工的應上下班時間及休息日有特定規律性，則可預設[編更組別]規則處理

l [資料輸入] 包括設定員工的卡編號、編更組別及請假記錄

l 排班及資料輸入後，可於個別同事的[時間表]頁面查看，同時亦可匯出[編更報表]

4. 數據分析

l 數據分析是指ecTA / ecPayroll 根據員工的實際打卡時間 及 排班，以計算員工的工時、加班、遲到、早退及請假等考勤狀態

l 必須先完成 [下載數據] 及 [排班 / 資料輸入]，才進行[數據分析]

l 如已[下載數據]，但未[排班 / 資料輸入]，系統將不能計算考勤結果

l 如未[下載數據]，但已[排班 / 資料輸入]，系統將計算員工缺席

l 數據分析可以是手動執行或設定自動進行

5. 考勤結果儲存

l 數據分析完成後，便會生成[考勤結果]並儲存於ecTA / ecPayroll 內

l 使用者可於個別員工的[考勤記錄]頁面查看，同時亦可匯出考勤相關的所有報表

l 如發現考勤結果有誤，使用者可人手更正考勤結果，或者更正[排班]然後再進行一次數據分析

l 確保考勤結果正確後，使用者可批閱考勤結果，或使用日期鎖鎖上資料，避免資料被錯誤更改

6. 工資計算設定 / 繳費資料輸入

l [工資計算設定]包括設定員工的[底薪]、[固定金額項目(津貼)]及選取適用的[工資計算大綱]

l [繳費資料輸入]即輸入非恆常或非定額的款項給員工 (例如：佣金、花紅、其他調整等)，如該月沒有這類款項給員工，則可跳過此步驟

7. 薪金記錄生成

l 薪金記錄生成是指ecTA / ecPayroll 根據員工的底薪、津貼、繳費資料及考勤結果，以計算員工的薪金

l 必須先有正確的 [考勤結果] 及完成 [工資計算設定 / 繳費資料輸入]，才進行[薪金記錄生成]

8. 工資記錄儲存

l 薪金記錄生成後，員工的薪金記錄便儲存於ecTA / ecPayroll 內

l 使用者可於個別員工的[薪金記錄]頁面查看，同時亦可匯出薪酬相關的所有報表

l 如發現薪金記錄有誤，使用者可人手更正薪金記錄，或者更正[考勤結果]然後再進行重新計算薪金記錄

l 確保薪金記錄正確後，使用者可使用日期鎖鎖上資料，避免資料被錯誤更改

9. 自動轉賬

l 確保薪金記錄正確後，使用者可透過ecPayroll生成自動轉賬檔案，再匯入至各銀行的e-Banking網頁 / MRI軟件

l 不同銀行的匯入檔案方法也不盡相同

l 必須先於設定公司的戶口編號及員工[銀行資料]內設定戶口編號才能使用本功能

l 務必小心核實自動轉賬的記錄數目及總額才匯出自動轉賬檔案